Stel, u heeft in gedachten dat u een bijeenkomst wilt organiseren.

Enkele tips:

• * Velen vinden een naam "onbelangrijk". Maar, een juiste benoeming van uw bijeenkomst is alleen maar duidelijk. Wordt het een congres of een conferentie? Of een symposium of seminar? Of toch liever een workshop of meeting? En is het een feest, een evenement of populairder: een event? Zoveel mogelijkheden, maar het is - zeker in een grote organisatie - beter om vanaf het begin een eenduidige vorm of naam te kiezen.
• * Kies voor een duidelijke en liefst zo kort mogelijke titel. Een pakkende titel blijft goed 'hangen' en is op diverse uitingen beter te gebruiken.
• * Enige desk-research is nooit weg; check of gewenste datum/data niet in schoolvakanties valt/vallen en er tegelijkertijd of in dezelfde periode geen vergelijkbare (uit hetzelfde vakgebied of in de branche bijvoorbeeld) bijeenkomst(en) wordt/worden gehouden. Dat voorkomt dat potentiële deelnemers een keuze moeten maken en u teveel tijd aan extra werving kwijt bent.
• * Zorg al vanaf de opstart van de organisatie voor helderheid over het beschikbare budget. Dit voorkomt veel teleurstellingen of erger nog: onnodige uitgaven en verspilde energie.
• * U kunt wel een geweldig plan hebben, maar vindt uw doelgroep dat eigenlijk ook? Achterhaal bij uw achterban hoe groot de animo voor de te organiseren bijeenkomst zal zijn.
• * Zorg voor een klein groepje mensen om u heen dat de kar samen met u wil gaan trekken en dezelfde ambitie heeft, maar ook vanuit verschillende disciplines. Dat is qua werk- en taakverdeling erg efficiënt.
• * En een inkoppertje wellicht: schakel – indien nodig – tijdig een ervaren organisator in. Dit scheelt veel extra werk voor u zelf en/of uw assistent of secretaresse!